Le « kick off meeting » (« réunion de lancement ») est une réunion qui a lieu en tout début de projet et qui permet de définir soit la date officielle de démarrage du projet, soit une date marquante dans la vie du projet (par exemple, le démarrage de la phase de Production 2 mois après le kick off pour la phase de Conception…)
La réunion de kick off permet de réunir tous les acteurs clés du projet autour d’une table. La rencontre entre les parties (le client, l’agence, les éventuels autres prestataires…) est nécessaire et permet de poser les bases de leur future collaboration, de définir des objectifs autour d’un projet commun et d’aborder un certain nombre de sujets.
Evidemment, comme chaque projet est unique, chaque réunion de kick off devra aborder des sujets spécifiques. Néanmoins, on peut dire qu’une réunion de kick off n’a pas de sens si les sujets listés ci-dessous ne sont pas abordés :
- Rappel du contexte
- Le projet, ses enjeux et ses spécificités
- Communication, Rôles & Responsabilités
- Risques identifiés et actions préventives
- Facteurs clés de succès
- Open points / Q&A
- Planning & Next steps
- Les annexes
Rappel du contexte
Il est important de rappeler à tout le monde le contexte du projet et son historique (même brièvement) depuis la phase d’Appel d’Offre ou d’Avant-vente jusqu’à aujourd’hui (d’autant plus que certaines personnes présentes lors du kick off n’ont peut être pas participé à la phase d’avant-vente…) Il est importante d’avoir les infos les plus importantes de ce qui s’est passé précédemment pour bien démarrer le projet et bien le situer dans son contexte
Le projet, ses enjeux et ses spécificités
Même règle que précédemment, il ne faut pas partir du principe que tout le monde a le même niveau d’information concernant le projet. Cette partie de la réunion permet de mettre tout le monde au même niveau d’information et de mettre l’accent sur les points importants du projet. Quel est ce projet ? Quels sont ses spécificités ? C’est ici que vous devez détailler ce qui fait la différence entre ce projet et un autre. Il convient d’aborder des points spécifiques très précis.
Communication, Rôles & Responsabilités
C’est une des parties les plus importantes car elle définit une grande partie de l’organisation projet. La présentation des équipes projet (côté agence ET côté client) permet l’identification de ce que j’appelle les « points de contacts » : qui sera le Chef de Projet opérationnel côté agence pour le pilotage au day to day ? Qui sera son équivalent côté client ? A qui devra-t-on s’adresser pour les problématiques techniques ? pour les problématiques graphiques ? Qui sont les interlocuteurs privilégiés de la phase de Conception ? de la phase de Production ?
Egalement, il convient de définir les rôles et les responsabilités précises de chacune de ces personnes. Qui valide la partie technique ? la partie graphique ? Qui coordonne les équipes ? Quel est le principe d’escalade qu’il faut mettre en place si le responsable de niveau 1 ne répond pas ou est absent ? Quel est l‘impact sur le projet en cas de non réponse ?
Cette discussion autour de cette partie est très importante et permet de poser une bonne partie des bases d’un MOP (« Manuel d’Organisation Projet »), sorte de Plan d’Assurance Qualité qui définit les « règles du jeu » qu’il faut suivre pour réussir le projet (je ferai certainement un billet un de ces jours sur le MOP 😉
Les risques identifiés et les actions à mettre en œuvre
Un projet qui ne comporte aucun risque n’est pas un projet. Tout projet a des risques qu’il convient d’identifier le plus tôt possible en début de projet. Pourquoi ? Car cela permet de faire prendre conscience à l’autre partie de ces risques et de réfléchir ensemble à des actions préventives (« risk mitigation plan »). Si un des risques identifié est le manque de disponibilité de l’interlocuteur principal côté client, les conséquences peuvent être importantes : non validation des livrables dans le temps imparti, décalage du planning projet etc… (pour plus de détails, je vous renvoie à un de mes articles qui s’intitule « Les risques d’un projet : savoir les identifier et proposer des plans d’action »)
Si les risques touchent à la qualité des livrables, au planning ou au budget, le fait de les faire apparaître en début de projet est déjà une façon de définir les facteurs clés de succès.
Les facteurs clés de succès
Par opposition aux risques identifiés, les facteurs de succès mettent en évidence les tâches / comportements / actions à mettre en œuvre pour que le projet se déroule dans les meilleurs conditions possibles. Par exemple :
- nécessité, pour des raisons techniques de connexion à son Système d’Information, de travailler chez le client pour la phase de développement;
- importance d’être en contact direct avec le/la Directeur(trice) de la Communication pour les validations graphiques ;
- etc…
Open points / Séance de Q&A
Malgré la préparation de la réunion, certains points restent sans réponse. Cette session de Q&A (« Questions & Answers ») permet d’aborder avec à l’autre partie toutes les problématiques importantes qui vont avoir un impact sur le projet.
Le planning & les next steps
Même si, à ce stade du projet, il n’y a peut-être pas encore de planning détaillé, il y a des grands jalons qu’il faut présenter à tous pour que chacun puisse se projeter dans le projet : la date de mise en ligne souhaitée par le client, les jalons de validation intermédiaires, les dates de mise à disposition de certains éléments (documentation, matériel technique etc…)
Après avoir présenté les grands jalons à moyen / long terme, les « next steps » permettent de présenter les toutes prochaines étapes à très court terme : premier meeting de workshop à telle date, démarrage des premiers wireframes à telle date etc…
En conclusion…
Le kick off meeting n’est pas uniquement une réunion qui permet de rencontrer les équipes projet. Elle permet, si elle est bien préparée et réussie, de discuter de certains points structurants pour le projet (liés à sa réussite ou à son risque d’échec) et permettent parfois de lever des lièvres en amont du projet (notamment la partie sur les risques identifiés)
Si tout a été abordé et que tout est clair pour les 2 parties, le projet peut alors démarrer sur de bonnes bases et en toute connaissance de causes.
